Kilka tygodni temu zadzwonił do naszej kancelarii klient z zapytaniem czy sporządzamy dokumentacje cen transferowych. Asystentka odpowiedziała twierdząco i zostałem połączony z pytającym. Dowiedziałem się od razu, że spółkę kontroluje Urząd Kontroli Skarbowej i urzędnicy zażądali stosownej dokumentacji cen stosowanych w transakcjach z zagranicznym podmiotem powiązanym. Dokumentacja miała dotyczyć cen zakupu towarów od zagranicznego udziałowca (kilkaset pozycji w cenniku), nie było niestety zgromadzonych dokumentów związanych z ustalaniem cen. Dodatkowo sprawę komplikowało to, że chodziło o dane sprzed kilku lat, wiele faktów nie było już znanych zwłaszcza, że osoba która wówczas się tym zajmowała już w firmie nie pracowała. Oczywiście na odnalezienie danych (w tym od zagranicznego udziałowca) i sporządzenie całej dokumentacji cen transferowych mieliśmy tylko siedem dni. Zabraliśmy się za dokumentację i zdążyliśmy na czas. Niestety firma była sparaliżowana przez kilka dni. Pytaliśmy zarząd i dział handlowy jak ustalali ceny w tamtym okresie, jak kalkulowali zysk, jak wyceniali transakcje, jaka mieli wówczas strategię itd. Trudno było dotrzeć do tych danych sprzed kilku lat. Otrzymanie danych z zagranicy też zajęło trochę czasu i nerwów. Teraz w tej firmie mają specjalne segregatory na każdy rok, w których pieczołowicie gromadzą na bieżąco wszystkie dane potrzebne do wykonania  dokumentacji cen transferowych. Jak ustalą nowy cennik – wpinają go do segregatora. Nawet maile z nowymi ustaleniami są tam archiwizowane. Na pewno będzie to niezwykle pomocne, i zaprocentuje, oszczędzi dużo czasu i nerwów i nie sparaliżuje bieżącej pracy firmy.